令和２年に個人情報保護法が改正されるなど、個人情報においては慎重な取り扱いが求められています。まずは、どのような情報が個人情報になるのか解説します。

顔写真は個人情報

個人情報は個人情報保護法で取り扱いについてのルールが定められています。
実務でよく使う基本的なルールを4つの場面に分けて整理します。

③個人情報を第三者に提供するとき

• 個人情報を本人以外の第三者に提供するときは、原則として、あらかじめ本人の同意をとる（第27条）
  ただし、本人の同意を得なくても、例外的に個人データを第三者に提供できる場合もあります。
  例えば、親子兄弟会社、グループ会社の間で個人データを交換する場合でも本人の同意が必要です。例外的に本人の同意が必要のない場合とは、税務署や警察からの照会に応じる場合などです。

• 外国にある第三者に提供する際には条件がある（第28条）
  ①本人の同意または②外国にある第三者が適切な態勢を整備しているまたは③外国にある第三者が個人情報保護委員会が認めた国又は地域に所在していることのいずれかに該当する必要があります。

• 第三者に個人データを提供したとき、第三者から提供された時は確認と記録をする（第29条・第30条）
  提供した（された）場合は「いつ・誰の・どんな情報を・誰に（誰から）」提供した（された）かを確認・記録する必要があります。尚、記録の保存期間は原則3年です。

• 保有している個人データについて本人がいつでも確認できる状態にしておく（第32条）
  次の事項について、本人が知りうる状態（公表・通知・解答）にしておく必要があります。
  

  • 個人情報取扱事業者の氏名又は名称、住所
  • 全ての保有個人データの利用目的
  • 保有個人データの利用目的の通知の求め又は開示などの請求手続
  • 保有個人データの安全管理のために講じた措置
  • 個人データの取扱いに関する苦情の申出先

• 本人からの請求があった場合は、保有個人データの開示、訂正、利用停止などに対応する （第33条・第34条・第35条）
  この場合、第三者に個人データを提供した記録も開示請求の対象となります。また、保有個人データの開示方法について、電子データなどによる提供を含め、本人が請求した方法で対応する必要があります。

• 個人情報の取扱いに対する苦情を受けたときは、適切かつ迅速に対処する （第40条・努力義務）

類似の裁判例

上記を踏まえると、顔写真を利用するときには、①利用目的を明確にして、②本人の同意をとることが重要です。とはいえ、どのような場合でも、肖像権や個人情報の保護が優先されるわけではありません。

例えば、類似の裁判例でゆうちょ銀行事件があります。
顔写真入り胸章の着用義務が肖像権の侵害や個人情報保護法に違反するのではないかが争われ、就業規則による顔写真入り胸章の着用義務は必要かつ合理的であるとして認められました。

また、胸章の着用義務違反として、就業規則に基づく訓戒・昇給延伸措置も裁量権の逸脱に該当しないと判断されました。
顔写真等の個人情報でも、業務の特性上必要で、合理的であれば、肖像権の侵害にあたらず、個人情報保護の観点からも違法ではないと判断される場合もあります。

今回のケース

顔写真付きの名刺にあてはめると、社外に配布することになるため、胸章と比べ、より慎重な取り扱いが求められます。
業種や職種によっても必要性や合理性は異なるため、会社ごとに判断が必要です。
例えば、下記のような場合には、合理性が認められやすいと考えます。

• 営業職で「顔を覚えてもらうこと」が成果に直結する
• コンサル・士業など「個人の信用」が商品となる職種
• 企業文化として「顔を出すこと」が広く浸透している
• 名刺の配布範囲が限定されている（会員制・クローズドな顧客）

実務上は就業規則に定めるほか、同意書を取得することが望ましいでしょう。
同意書で利用目的・範囲が明確なら、 名刺への顔写真掲載は業務命令として扱うことも可能と考えます。
また、従わない場合は、指導 → 就業規則に基づく懲戒を行うことが可能な場合もあります。

必要性や合理性を説明しても、同意が得られない社員とは、プライバシーの感覚や容姿への抵抗感、過去のトラブルなど価値観にズレがある可能性があります。
どうしても同意を取得できない社員には、顔写真なしの名刺や顔写真のイラストの名刺にするなど代替え措置を用意することも一つの方法です。

Q1. ホームページに顔写真を使用している社員が退職した場合、どうすればいいですか？

原則として同意を取得しており、利用目的の範囲内であれば引き続き使用することも可能です。

例えば、商品紹介ページで商品紹介という利用目的のため、お客様に商品説明をしている写真に顔が映っているような場合には、商品紹介という利用目的を逸脱していないため、そのまま使用することも可能であると考えます。

しかし、採用ページで人材紹介という利用目的のため、お客様に商品説明をしている写真に顔が映っているような場合には、退職してその人材が在籍していないのであれば、利用目的に反しているため、使用し続けることはできないと考えます。
一方、採用ページでも、あくまで仕事内容の紹介であれば退職後も使用することは可能と考えます。

とはいえ、退職後も自身の写真が使用されていることに不快感を持つ人は多いでしょう。
念のため、退職後も掲載することがある旨の同意書を使用時または退職時に取得することをお勧めします。
また、同意の撤回も視野に入れ、顔が映っている写真は、ぼかしを入れることや容易に写真の変更できる仕様としておくことも視野に入れましょう。

Q2.  顔写真利用同意書には、どんなことを記載すればよいですか？

顔写真は個人情報に該当し、利用目的や利用範囲において本人の同意が必要になります。
顔写真利用同意書には、下記の内容を含むようにしましょう。

1. 取得する情報
2. 利用目的
4. 第三者提供
5. 安全管理措置
6. 同意の任意性
7. 同意の撤回
8. 退職後の取り扱い
9．問い合わせ窓口
10．署名欄